Email Events in HighLevel: attivare un follow-up soltanto dopo un clic

TL;DR: se oggi il responsabile commerciale riceve segnalazioni indistinte per chi apre e per chi interagisce con un’email, rischia di far partire follow-up troppo presto o nel percorso sbagliato. Il trigger Email Events di HighLevel consente di avviare un workflow quando si verifica l’evento Clicked e, con il filtro In Workflow, di limitarlo alle email inviate da uno specifico workflow. Il risultato verificabile è un’automazione che parte dopo il clic registrato su un link dell’email, non dopo la sola apertura.

In sintesi

Risposta breve: Email Events è il trigger di HighLevel pensato per reagire a eventi email quali apertura, clic, rimbalzo, disiscrizione e segnalazione spam. Per un follow-up basato sul clic, l’impostazione indicata dalla documentazione ufficiale è selezionare Clicked, quindi restringere eventualmente l’evento al workflow che ha inviato l’email.

Questa configurazione serve a chi gestisce vendite, marketing o automazioni e vuole separare un segnale più specifico — il clic su un link — dalla semplice apertura del messaggio. Non dimostra da sola che il contatto voglia acquistare, prenotare o rispondere: dimostra che HighLevel ha registrato il clic previsto dal trigger. È quindi una base utile per instradare il contatto verso un messaggio successivo, una richiesta di prenotazione o una notifica interna, senza trattare allo stesso modo tutti gli indirizzi raggiunti dalla campagna.

Le istruzioni qui riportate derivano dalla guida ufficiale HighLevel, Workflow Trigger – Email Events, indicata come modificata il 15 gennaio 2025. Nomi delle voci, posizione dei comandi e disponibilità possono cambiare dopo tale data: prima della pubblicazione di un workflow è opportuno confrontare la configurazione con l’interfaccia disponibile nel proprio account.

La situazione di partenza

Il problema quotidiano: un titolare o un responsabile guarda le interazioni con un’email e deve decidere chi contattare, ma il processo manuale mescola aperture, clic e assenza di risposta.

Immaginiamo uno scenario ipotetico, non riferito a un cliente reale: un team invia da un workflow un’email che contiene un link per richiedere una consulenza. Senza una regola precisa, qualcuno esporta o consulta le attività, individua chi ha aperto il messaggio e avvia un sollecito manuale. Un altro collega potrebbe invece lavorare sui clic. Nel frattempo, alcuni contatti ricevono comunicazioni non pertinenti, altri non vengono presi in carico e diventa difficile capire da quale automazione provenga ciascun segnale.

La conseguenza non è soltanto più lavoro amministrativo. Quando apertura e clic vengono trattati come equivalenti, il passaggio commerciale successivo non è allineato all’azione registrata. Un’apertura può far partire lo stesso percorso riservato a chi ha selezionato il link; al contrario, un clic in una specifica sequenza può non essere distinto da un clic generato in un’altra comunicazione.

HighLevel mette a disposizione eventi diversi proprio per non dover ridurre l’email engagement a un’unica categoria. La fonte ufficiale elenca gli eventi Clicked, Opened, Bounced, Unsubscribed e Complained (Spam). In questo tutorial l’obiettivo non è creare un sistema di punteggio o dedurre intenzioni dal comportamento del destinatario. L’obiettivo operativo è più circoscritto: far iniziare un follow-up solo dopo l’evento Clicked e, quando necessario, solo se quel clic è avvenuto nel workflow email scelto.

Cosa cambia con HighLevel

Risposta breve: invece di controllare manualmente le interazioni e scegliere ogni volta chi ricontattare, il trigger Email Events può avviare un workflow al verificarsi dell’evento configurato.

Secondo la documentazione, il trigger si attiva quando avviene uno specifico evento email. L’evento Clicked attiva il workflow quando un destinatario fa clic su qualsiasi link contenuto nell’email. L’evento Opened, invece, si attiva all’apertura dell’email. La distinzione è centrale: se il passaggio successivo deve dipendere dal clic, scegliere Opened non corrisponde alla regola desiderata.

Il secondo elemento che cambia la precisione della configurazione è il filtro In Workflow. La fonte ufficiale spiega che questo filtro permette di restringere il trigger a workflow specifici: l’evento email deve quindi verificarsi nel workflow designato perché l’automazione si attivi. Nel nostro scenario, ciò consente di collegare il follow-up al flusso che invia l’email della consulenza, invece di farlo partire per un clic avvenuto in qualunque altra sequenza.

Il rapporto tra gli elementi è lineare:

• HighLevel ospita il builder delle automazioni e il trigger Email Events;
• lo strumento è il trigger con i filtri Event e In Workflow;
• il settore non è vincolato dalla funzione: lo stesso schema può essere adattato a processi commerciali, marketing o assistenza, senza che HighLevel indichi settori obbligatori;
• il risultato operativo è un workflow pubblicato che si attiva al clic registrato nell’ambito scelto.

La documentazione cita, come esempio, un team di vendita che segue i lead che hanno fatto clic su un’email promozionale per una consulenza gratuita: dopo il clic, un altro workflow invia un’email con link di prenotazione e notifica il team. È un caso d’uso illustrativo della fonte, non una promessa di conversioni né un modello da replicare senza verificare contenuto, consenso e processo interno.

Prima di aumentare le automazioni email, vale anche la pena curare la base di invio. Per il contesto tecnico di dominio e autenticazione, può essere utile la guida su SPF, DKIM e DMARC in HighLevel. Per le pratiche di invio, consulta anche warm-up e buone pratiche email. Queste risorse non modificano il funzionamento del trigger Email Events, ma aiutano a inquadrare il canale email nel suo insieme.

Come configurare il flusso

Risposta breve: crea o apri il workflow destinato al follow-up, aggiungi il trigger Email Events, imposta l’evento su Clicked, applica il filtro In Workflow se vuoi circoscrivere l’origine del clic, quindi salva e pubblica.

Di seguito sono riportati i passaggi indicati dalla fonte ufficiale. Sono istruzioni di configurazione descritte nella documentazione, non una verifica diretta della UI corrente.

1. Accedi alla sezione Automation. Nella piattaforma, vai in Automation. Crea un nuovo workflow oppure seleziona quello esistente nel quale vuoi applicare il trigger Email Events.

2. Aggiungi il trigger. Seleziona + Add New Trigger e scegli Email Events dall’elenco dei trigger disponibili.

3. Assegna un nome descrittivo. La fonte raccomanda di nominare il trigger in modo che chi modifica o rivede il workflow ne comprenda rapidamente lo scopo. Un consiglio editoriale è rendere esplicita sia la condizione sia il contesto, per esempio “Clic email – follow-up consulenza”. Non è un nome imposto da HighLevel: serve a evitare ambiguità nella manutenzione.

4. Configura il filtro Event su Clicked. Nel filtro evento, seleziona Clicked. La documentazione specifica che questo evento scatta quando il destinatario fa clic su qualsiasi link dell’email. Se la tua regola è “follow-up soltanto dopo un clic”, non aggiungere Opened come evento alternativo: in quel caso il workflow potrebbe partire anche per l’apertura, contraddicendo il requisito iniziale.

5. Valuta il filtro In Workflow. Se il clic deve provenire da una sola sequenza, usa In Workflow per selezionare il workflow designato. Questo passaggio è quello che limita il trigger al perimetro corretto. Ad esempio, l’email può appartenere al workflow promozionale previsto dal processo, non a un’altra automazione che contiene link diversi.

6. Definisci cosa avviene dopo il trigger. La fonte ufficiale riporta, nel caso d’uso della consulenza, l’invio di un’email con link di prenotazione e una notifica al team commerciale. Puoi usare questo esempio come riferimento concettuale: le azioni successive vanno però progettate in funzione del tuo processo, senza supporre che siano necessarie o disponibili nello stesso modo in ogni account.

7. Salva e pubblica. Completata la configurazione, la guida indica di fare clic su Save e di pubblicare il workflow con Publish.

Un consiglio editoriale prima della pubblicazione è controllare il rapporto fra i due workflow: quello che invia l’email e quello che reagisce al clic. Se usi il filtro In Workflow, il nome e il perimetro del workflow di origine devono essere chiari al team. Questa semplice disciplina riduce il rischio di associare il follow-up a una sequenza diversa da quella prevista.

Il risultato operativo

Risposta breve: dopo la pubblicazione, il follow-up configurato può iniziare quando HighLevel registra un evento Clicked relativo al workflow selezionato, se hai applicato il filtro In Workflow.

Il risultato verificabile non è “più vendite” e non è la certezza che ogni clic rappresenti interesse commerciale. È la presenza di una regola automatizzata e delimitata: clic registrato nell’email, eventuale appartenenza al workflow scelto, avvio dell’azione successiva definita nel workflow di follow-up.

Questo permette di rendere più leggibile la gestione operativa. Chi lavora sulle vendite può ricevere una notifica solo dopo il segnale configurato; chi gestisce marketing può far proseguire il contatto verso un messaggio successivo; chi supervisiona i workflow può capire perché una persona è entrata nel flusso, osservando il nome del trigger e i filtri scelti.

La stessa fonte chiarisce inoltre che possono esistere più workflow basati sul medesimo evento email, applicando filtri differenti per rivolgersi a gruppi o azioni distinti. È utile quando un’organizzazione ha più percorsi email, purché la separazione sia intenzionale e documentata.

Errori e limiti

Risposta breve: l’errore più comune è confondere l’apertura con il clic; il limite principale è che Email Events reagisce agli eventi elencati dalla fonte e non include un evento per “email non aperta”.

Ecco gli errori da evitare:

• Usare Opened quando il requisito è Clicked. Sono eventi distinti. Per il flusso descritto, il filtro corretto è Clicked.
• Non usare In Workflow quando il contesto conta. Senza questo filtro, il trigger può non essere circoscritto alla sequenza che vuoi monitorare. Se il follow-up ha senso solo per una specifica email o campagna gestita da un workflow, la limitazione è rilevante.
• Dare al trigger un nome generico. Un’etichetta come “Email event” rende più difficile capire la regola mesi dopo. È un problema di gestione, non una limitazione tecnica dichiarata dalla fonte.
• Interpretare il clic come prova di intenzione o consenso a un contatto commerciale. La funzione registra l’evento previsto; la valutazione commerciale e gli obblighi applicabili restano parte del processo dell’organizzazione.
• Ignorare disiscrizioni e segnalazioni spam. La documentazione indica gli eventi Unsubscribed e Complained (Spam) come strumenti per attivare azioni di gestione contatto. In particolare, le segnalazioni spam incidono su deliverability e reputazione del mittente secondo la fonte.

Quanto ai limiti, la guida ufficiale afferma che il trigger funziona attualmente per email aperte, cliccate, rimbalzate o disiscritte; per i promemoria legati alla mancata interazione suggerisce un workflow separato dopo un certo periodo. Non presentare quindi Email Events come un trigger nativo per “non ha aperto”: la fonte non lo descrive in questi termini.

Il punto di arrivo riporta al problema iniziale. Se il team perde tempo a distinguere a mano segnali diversi o segue contatti sulla base della sola apertura, un trigger Clicked con un filtro In Workflow offre una regola più precisa e controllabile. Non elimina la necessità di definire messaggi, responsabilità e verifiche, ma evita che il processo manuale mescoli eventi che HighLevel sa trattare separatamente.

Per approfondire come organizzare automazioni e processi in GoHighLevel, puoi consultare il bonus WhatsApp GoHighLevel. I risultati variano in base al contesto, alla configurazione, ai contenuti inviati e al processo commerciale adottato.