HighLevel recupera i numeri dai contatti WhatsApp con username: nuovo pulsante e automazioni nei workflow

TL;DR: HighLevel introduce Request Contact Info, una funzione WhatsApp che permette di chiedere a un utente identificato solo da username di condividere il proprio numero di telefono con un tap. La richiesta può essere inserita nei template WhatsApp oppure inviata automaticamente dai workflow. Se il cliente condivide il numero, HighLevel lo acquisisce nella relativa scheda contatto solo quando non è già associato a un altro contatto. La novità include inoltre il supporto alle chiamate WhatsApp per i contatti che usano username.

In sintesi

HighLevel aiuta a trasformare i lead WhatsApp con solo username in contatti utilizzabili anche per chiamate, export e automazioni basate sul telefono. Il cambiamento risponde a una situazione sempre più frequente: un cliente può scegliere di usare uno username WhatsApp e non condividere inizialmente il proprio numero. In quel caso, all’azienda che riceve il messaggio arriva lo username, ma non il recapito telefonico.

Secondo il changelog ufficiale di HighLevel, è ora possibile inviare una richiesta interattiva di condivisione del contatto. Il cliente decide se toccare il pulsante Share contact info; quando lo fa, il suo numero viene condiviso e acquisito nella scheda del contatto.

Per agenzie, team commerciali e aziende che usano GoHighLevel per gestire conversazioni e follow-up WhatsApp, l’impatto pratico è chiaro: un lead che prima era gestibile soltanto attraverso lo username può diventare raggiungibile anche nei processi che richiedono un numero telefonico. Non si tratta però di una raccolta automatica o forzata: la condivisione avviene su iniziativa dell’utente dopo una richiesta esplicita.

Nomi delle voci di menu, funzioni e disponibilità possono cambiare dopo la data di verifica della fonte, indicata al 25 agosto 2026. Prima di applicare il flusso in produzione è quindi opportuno controllare la documentazione e la configurazione WhatsApp del proprio account.

Che cosa cambia per i contatti WhatsApp con username?

Un contatto WhatsApp che comunica solo tramite username può ricevere una richiesta per condividere il numero, senza che il team debba inseguirlo manualmente. In precedenza, la presenza del solo username poteva limitare l’operatività: il lead non disponeva di un numero telefonico utilizzabile per chiamate, esportazioni o automazioni che dipendono da quel dato.

La nuova funzione è denominata Request Contact Info e viene proposta in due contesti:

• come pulsante Share contact info all’interno di un template WhatsApp;
• come messaggio WhatsApp interattivo inviato da un’azione di workflow.

Il primo caso è adatto a comunicazioni template dove il brand vuole offrire subito un passaggio volontario per completare i dati di contatto. Il secondo è utile quando la richiesta deve comparire in un momento preciso del percorso: per esempio dopo la qualificazione iniziale, dopo una risposta positiva, oppure prima di passare una conversazione a un reparto che lavora soprattutto per telefono.

Il settore interessato è quello delle vendite e dell’assistenza conversazionale via WhatsApp, con particolare rilevanza nei mercati in cui l’adozione degli username è elevata. Il risultato operativo dichiarato dalla fonte è rendere il contatto recuperato chiamabile, esportabile e disponibile per le automazioni telefoniche, se l’utente sceglie di condividere il numero.

Come si aggiunge la richiesta nei template WhatsApp?

La fonte indica di aggiungere il pulsante “Share contact info” durante la creazione o modifica di un template WhatsApp. Il percorso comunicato da HighLevel è Settings > WhatsApp > Templates. Da qui, durante la creazione o l’editing del template, nella sezione opzionale relativa ai pulsanti va selezionata l’opzione Share contact info.

Il changelog specifica che il pulsante può essere aggiunto ai template WhatsApp di tipo utility e marketing. Questo consente di differenziare il messaggio in base al contesto: un template utility può collegare la richiesta a un aggiornamento operativo o a un’attività già avviata, mentre un template marketing può inserirla in una campagna dove il consenso e la chiarezza dell’invito diventano ancora più importanti.

Non è opportuno presumere che ogni template esistente sia automaticamente idoneo o che la richiesta venga approvata in qualunque formulazione. La fonte ufficiale descrive la disponibilità del pulsante, ma non fornisce criteri completi di approvazione, policy o casi d’uso consentiti da WhatsApp. Conviene quindi mantenere il testo trasparente, spiegando perché viene chiesto il numero e quale utilità concreta ne deriva per la persona.

Una formulazione operativa dovrebbe evitare ambiguità: non promettere un servizio che non può essere erogato, non far intendere che il numero sia obbligatorio per continuare una conversazione quando non lo è e non trasformare il pulsante in uno strumento di pressione commerciale.

Come automatizzare Request Contact Info in un workflow HighLevel?

Nei workflow, la richiesta può essere inviata come messaggio WhatsApp interattivo al passaggio più coerente con il percorso del lead. HighLevel indica questo percorso: Workflow > Action > WhatsApp interactive messages. Nell’azione occorre impostare Interactive message type su Request Contact Info e aggiungere il corpo del messaggio.

Questo permette di passare da un sollecito manuale a una logica condizionale e ripetibile. Per esempio, un workflow può identificare un contatto entrato da WhatsApp, attendere un evento rilevante e proporre la condivisione del recapito solo quando serve al processo successivo. La fonte non dettaglia trigger, filtri, attese o condizioni specifiche: questi elementi vanno quindi progettati in base alla struttura del singolo account e testati prima dell’attivazione.

Un caso ragionevole è collegare la richiesta al punto in cui la persona ha manifestato interesse concreto per una consulenza, una chiamata o una gestione da parte del commerciale. Quando il team deve intervenire dopo una risposta, può essere utile coordinare questa logica con il tutorial su come assegnare una conversazione al team dopo la risposta del cliente. Se invece la richiesta di contatto fa parte di una sequenza di follow-up, è importante evitare ulteriori messaggi superflui dopo una risposta: in questo senso è pertinente la guida su Stop on Response in HighLevel.

Quali benefici porta alla qualità dei dati?

HighLevel dichiara una protezione contro i duplicati: il numero condiviso viene aggiunto soltanto se non appartiene già a un contatto esistente. Questo aspetto è rilevante quando la richiesta viene usata su volumi consistenti o in workflow automatizzati, perché riduce il rischio di inquinare il database con record ripetuti associati allo stesso recapito.

La protezione descritta non sostituisce comunque una strategia completa di data governance. La fonte parla specificamente del caso in cui il numero sia già presente su un altro contatto; non definisce come vengano gestiti eventuali dati incompleti, record storici, campi personalizzati, consensi, merge dei contatti o regole di assegnazione interne. Le aziende dovrebbero quindi verificare che pipeline, ownership, segmentazioni e workflow siano coerenti con la propria struttura CRM.

Il vantaggio più immediato è che la raccolta del numero non richiede un modulo esterno né una richiesta testuale cui il cliente debba rispondere manualmente digitando il recapito. Il pulsante riduce l’attrito, ma il tasso di condivisione dipenderà dalla fiducia, dal momento della richiesta, dal valore percepito e dalla qualità del messaggio. Non è possibile dedurre dalla fonte risultati quantitativi o aumenti garantiti delle conversioni.

Le chiamate WhatsApp funzionano anche con gli username?

Sì: il changelog annuncia il supporto degli username nelle chiamate WhatsApp, così che gli utenti che adottano uno username non escano dai flussi di chiamata. È una novità distinta ma complementare alla richiesta di contatto. Da una parte, Request Contact Info consente di recuperare un numero quando il cliente decide di condividerlo; dall’altra, HighLevel dichiara che le chiamate WhatsApp supportano ora anche i contatti che usano username.

Questa distinzione è importante. Il supporto alle chiamate WhatsApp per username non va interpretato come disponibilità automatica del numero telefonico per tutte le altre funzioni di CRM. Se l’obiettivo è avere un recapito esportabile o utilizzabile da automazioni basate sul telefono, la fonte indica la richiesta esplicita di condivisione del contatto come meccanismo dedicato.

Quali errori evitare nell’implementazione?

L’errore principale è trattare uno username WhatsApp come se equivalga già a un numero e inviare richieste senza un motivo chiaro per il cliente. La novità funziona meglio quando viene inserita in un processo trasparente e proporzionato.

Da evitare in particolare:

• inviare la richiesta troppo presto, prima che l’utente abbia capito perché il numero può essergli utile;
• ripetere il messaggio in modo aggressivo se il cliente non condivide il contatto;
• presumere che il numero venga acquisito senza l’azione volontaria dell’utente;
• usare la presenza del pulsante come sostituto della verifica di consensi, informative e regole interne di trattamento dati;
• ignorare i percorsi già attivi nei workflow, creando richieste duplicate o follow-up non coordinati;
• confondere il supporto alle chiamate via WhatsApp con la disponibilità del numero per export e automazioni telefoniche.

Prima di pubblicare un template o attivare un workflow, è utile controllare testo, audience, condizioni di ingresso e comportamento previsto dopo la condivisione. Chi lavora con trigger e azioni può approfondire la logica di costruzione dei flussi nella guida alle anteprime dei campi in trigger e azioni HighLevel.

Cosa significa per agenzie e aziende che vendono su WhatsApp?

La funzione offre un ponte tra la privacy scelta dall’utente tramite username e la necessità aziendale di completare il contatto solo quando esiste una ragione operativa. Per le agenzie, può diventare un elemento replicabile nelle location che gestiscono lead WhatsApp per clienti locali, servizi professionali, e-commerce o assistenza. Per le aziende finali, può ridurre i casi in cui una conversazione promettente resta isolata perché manca il dato necessario al canale successivo.

Il valore non sta nel raccogliere più dati a prescindere, ma nel chiedere il recapito nel momento in cui abilita un’azione utile: una chiamata, un passaggio al commerciale, un aggiornamento di servizio o un’automazione che il cliente si aspetta. HighLevel fornisce il pulsante, l’azione workflow e la logica anti-duplicato descritta nella fonte; strategia, copy e conformità restano responsabilità di chi configura il processo.

Per valutare GoHighLevel e i relativi flussi WhatsApp nel proprio contesto, è disponibile il bonus WhatsApp GoHighLevel. I risultati variano in base al mercato, al tipo di pubblico, alla configurazione dell’account, al messaggio inviato e alle procedure operative adottate.