HighLevel rinnova la gestione utenti: nuova interfaccia attivabile da Labs

TL;DR: HighLevel ha pubblicato un aggiornamento dell’interfaccia per la gestione degli utenti in Agency e sub-account. Il refresh, disponibile tramite Labs con l’opzione “User Management - UI Refresh”, introduce schermate più ordinate per My Profile, Users, creazione e modifica degli utenti e gestione di ruoli e permessi. Non cambia ciò che gli utenti possono fare: capacità, dati, configurazioni dei permessi e impostazioni già esistenti vengono mantenuti. Cambiano soprattutto navigazione, denominazioni e organizzazione visiva.

In sintesi

HighLevel rinnova la User Management Experience per rendere più semplice consultare e amministrare profili, membri dello staff, ruoli e autorizzazioni. La modifica riguarda sia il livello Agency sia i sub-account, cioè i contesti in cui agenzie e aziende clienti organizzano rispettivamente i propri team operativi.

Secondo il changelog ufficiale di HighLevel, la release è live via Labs dal 7 settembre 2026. La fonte è datata 9 settembre 2026. L’aggiornamento non modifica il modello di autorizzazioni né introduce nuovi permessi: rende invece più leggibili i flussi già presenti e uniforma alcune etichette della piattaforma.

Per chi gestisce più utenti in GoHighLevel, l’impatto pratico è nella velocità di orientamento. Le impostazioni personali non sono più concentrate in una sola pagina lunga, la schermata di elenco degli utenti ha un nuovo aspetto e la consultazione dei moduli di autorizzazione nell’editor utente avviene da un pannello laterale con sezioni comprimibili.

Che cosa cambia nella gestione utenti di HighLevel?

Cambia l’organizzazione dell’interfaccia, non il contenuto operativo delle autorizzazioni. HighLevel descrive il rilascio come un refresh di UI e navigazione: le impostazioni di profilo esistenti, i dati utente e le configurazioni dei permessi vengono trasferiti senza modifiche.

Le principali novità dichiarate sono:

• riorganizzazione di My Profile in schede;
• rinomina unificata di Team e My Staff in Users;
• look aggiornato per l’elenco utenti;
• flussi ridisegnati per creare e modificare un utente;
• consultazione più chiara di Roles & Permissions;
• interfacce aggiornate per le schede specifiche degli utenti nei sub-account.

La distinzione tra Agency e sub-account resta importante. In un’Agency, gli amministratori lavorano in genere sulle persone che accedono alla struttura dell’agenzia; in un sub-account, la gestione utenti è collegata alle persone che operano su un singolo cliente, reparto o attività. Il refresh mira a mantenere coerente l’esperienza tra i due ambienti, pur conservando le impostazioni aggiuntive previste nel livello sub-account.

Come viene riorganizzato My Profile?

My Profile passa da una pagina unica a sezioni a schede, per separare impostazioni personali, sicurezza e configurazioni operative. Questo è probabilmente il cambiamento più visibile per chi accede spesso alle proprie preferenze.

In Agency, HighLevel indica due tab:

• General, con i dati personali;
• Security, con elementi quali password, disconnessione da tutte le sessioni e autenticazione a due fattori.

Nei sub-account, My Profile è articolato invece in cinque tab:

• General;
• Security;
• Calendars;
• Conversations;
• Notifications.

La nuova struttura può essere utile quando un membro del team deve distinguere rapidamente tra un’impostazione dell’account personale e una configurazione legata al lavoro quotidiano nel sub-account. Calendari, conversazioni e notifiche sono infatti aree che incidono direttamente sulla gestione di appuntamenti, contatti e attività assegnate.

HighLevel segnala inoltre un tab Notifications semplificato nel sub-account, con visibilità delle notifiche distinta per canale al posto del layout precedente, definito più affollato. La fonte non dettaglia singoli canali, opzioni o comportamenti di configurazione: è quindi opportuno considerare confermato il riordino della visualizzazione, non eventuali nuove regole di notifica.

Perché Team e My Staff diventano Users?

“Users” diventa il nome standard della sezione utenti sia in Agency sia nei sub-account. In precedenza, HighLevel usava “Team” nell’ambiente Agency e “My Staff” nel sub-account. Con il refresh, entrambe le etichette vengono sostituite da Users.

Si tratta esclusivamente di un cambio di denominazione. HighLevel precisa che la schermata continua a funzionare come prima e che non ci sono impatti sulla funzionalità. Per agenzie con procedure interne, guide di onboarding o registrazioni video, la conseguenza concreta è soprattutto documentale: conviene aggiornare riferimenti e istruzioni che citano Team o My Staff per evitare dubbi a nuovi collaboratori.

L’uniformità può ridurre l’attrito per chi passa frequentemente tra livello Agency e account cliente. Non significa, però, che i due livelli diventino identici: le impostazioni disponibili dipendono ancora dal contesto in cui si opera.

Come migliora la gestione di ruoli e permessi?

La pagina Roles & Permissions viene resa più navigabile grazie a un pannello laterale, sezioni a fisarmonica e ricerca dei moduli. HighLevel non annuncia nuove autorizzazioni, ma cambia il modo in cui chi amministra gli accessi trova e consulta quelle già disponibili.

Nel flusso Edit User, i moduli dei permessi sono raggiungibili da un pannello sulla sinistra, evitando di scorrere l’intera pagina per individuare una determinata area. Gli scope interni a ciascun modulo vengono mostrati in un accordion chiuso per impostazione predefinita: questo mantiene la visuale più pulita finché non serve entrare nel dettaglio.

È presente anche una ricerca per modulo. In base alla descrizione ufficiale, i risultati si aprono in un formato espandibile. Per un amministratore che deve verificare o aggiornare l’accesso a una funzione specifica, questo può ridurre il tempo di consultazione, soprattutto dove esistono ruoli articolati e molte aree della piattaforma da controllare.

Il punto da non fraintendere è essenziale: un’interfaccia più chiara non equivale a una modifica automatica delle policy interne. Agenzie e aziende dovrebbero continuare a definire l’accesso secondo il principio del minimo privilegio e verificare le autorizzazioni prima di assegnare un utente a processi sensibili, come fatturazione, comunicazioni o automazioni.

In questo contesto, può essere utile tenere distinti i permessi utente dagli eventi di accesso che possono attivare automazioni. HighLevel ha ad esempio aggiornato il trigger di workflow User login per il nuovo Client Portal: approfondisci nella nostra news sul trigger User login e il nuovo Client Portal.

Quali sezioni vengono aggiornate nei sub-account?

Anche le impostazioni aggiuntive dell’utente nel sub-account ricevono un’interfaccia rinnovata. La fonte cita espressamente le sezioni dedicate a impostazioni di chiamata e voicemail, disponibilità utente, configurazione del calendario e notifiche.

Queste aree sono rilevanti per attività di vendita, assistenza, reception e booking, perché collegano l’utente al modo in cui vengono gestite conversazioni e appuntamenti. Il refresh non implica che cambino logiche di instradamento, disponibilità o invio delle comunicazioni: la nota ufficiale parla di UI aggiornata. Chi ha processi operativi già documentati dovrebbe quindi concentrarsi sulla riconoscibilità delle nuove schermate, senza presumere variazioni nei comportamenti sottostanti.

Per i team che lavorano al telefono, la gestione utenti resta separata dalle funzioni di chiamata. Ad esempio, il trasferimento delle chiamate verso lo staff senza un numero personale è trattato da una funzione distinta, spiegata nella nostra analisi su come HighLevel trasferisce chiamate allo staff senza numero personale.

Come si attiva User Management - UI Refresh?

La fonte indica che il refresh si abilita dalle Labs delle impostazioni Agency. Il percorso riportato da HighLevel è il seguente:

1. accedere alle impostazioni della propria Agency;
2. aprire Labs;
3. attivare “User Management - UI Refresh”;
4. raggiungere My Profile e Users per esplorare la nuova esperienza.

Questo è il procedimento indicato nel changelog ufficiale; l’interfaccia, i nomi delle voci e la disponibilità possono cambiare dopo la data di verifica della fonte. Poiché la funzionalità è presentata come disponibile via Labs, è prudente verificare internamente l’impatto su procedure, formazione e documentazione prima di estenderne l’uso all’intero team.

Quali errori evitare durante il passaggio?

L’errore principale è scambiare un refresh grafico per una revisione dei permessi o delle capacità disponibili. HighLevel afferma che dati, configurazioni e autorizzazioni esistenti rimangono invariati. Non è quindi necessario ricreare utenti o ruoli soltanto per utilizzare la nuova UI.

Da evitare in particolare:

• presumere che “Users” indichi una nuova area con funzionalità diverse da Team o My Staff;
• modificare permessi senza una revisione delle responsabilità del ruolo;
• comunicare al team che sono disponibili nuove autorizzazioni, quando la fonte conferma solo una diversa navigazione;
• confondere impostazioni di profilo personali con configurazioni operative del sub-account;
• aggiornare guide interne senza indicare che il refresh è attivabile da Labs;
• basare procedure critiche su dettagli visivi non documentati dalla fonte ufficiale.

Il rilascio può risultare particolarmente utile alle agenzie che devono formare nuovi account manager, operatori di assistenza o collaboratori esterni. Una schermata meno dispersiva per ruoli e permessi favorisce la consultazione, ma non sostituisce una matrice di accesso chiara né una verifica periodica degli utenti attivi.

Cosa significa per agenzie e aziende che usano GoHighLevel?

Il valore operativo è una gestione quotidiana più leggibile, con minori passaggi di orientamento tra profilo, utenti e autorizzazioni. Per una piccola azienda con pochi accessi, l’effetto potrà essere soprattutto estetico e organizzativo. Per un’agenzia che gestisce vari sub-account e ruoli differenziati, la navigazione per moduli e le schede separate possono rendere più lineare il controllo degli accessi.

La release si inserisce nella progressiva evoluzione dell’interfaccia di HighLevel senza alterare, secondo la fonte, il perimetro funzionale già disponibile. In particolare, la base di configurazioni esistenti viene preservata: un aspetto utile per chi vuole adottare il refresh evitando migrazioni manuali.

Se stai valutando HighLevel per organizzare accessi, conversazioni, calendari e automazioni della tua attività, puoi richiedere il nostro bonus WhatsApp per GoHighLevel. La scelta della configurazione e i risultati operativi variano comunque in base al settore, ai processi interni, al numero di utenti e al contesto di utilizzo.