HighLevel: Ask AI Scheduler arriva nell’app mobile per eseguire prompt ricorrenti

TL;DR: HighLevel ha annunciato Ask AI Scheduler per l’app mobile: una funzione che permette di trasformare un prompt di Ask AI in un’attività pianificata. Dall’app si possono creare task manuali, orari, giornalieri, nei giorni feriali o settimanali, gestirne lo stato, avviarli subito e consultarne la cronologia. Secondo la fonte ufficiale, la disponibilità riguarda le app HighLevel, LeadConnector e WL su iOS e Android, dalla versione 4.20.0 o successiva, con parità tra web e mobile. La data di rilascio indicata è agosto 2026.

In sintesi

HighLevel amplia Ask AI nell’app mobile con uno scheduler dedicato ai prompt ricorrenti. La novità, denominata Ask AI Scheduler, punta a ridurre la necessità di ripetere manualmente le stesse richieste nella chat: l’utente può salvare un prompt, attribuirgli un nome, scegliere quando eseguirlo e ritrovare il risultato alla successiva apertura dell’app.

La fonte ufficiale descrive il caso d’uso con esempi come il riepilogo dei nuovi contatti del giorno precedente o il controllo degli appuntamenti del lunedì successivo. Prima di questa introduzione, tali richieste richiedevano un’interazione in chat ogni volta. Con lo scheduler, invece, un prompt può diventare un’attività ripetibile, visibile e modificabile dall’interfaccia mobile.

L’annuncio è stato pubblicato nel changelog di HighLevel il 18 agosto 2026: Ask AI Mobile App – Schedule Ask AI prompts to run automatically. Le denominazioni delle funzioni, i requisiti di versione e la disponibilità possono cambiare dopo la data di verifica indicata dalla fonte; per questo è opportuno controllare sempre il changelog e le note di rilascio più recenti nel proprio account.

Cosa cambia per Ask AI su mobile

Il cambiamento principale è il passaggio da un utilizzo esclusivamente interattivo di Ask AI a un modello che include attività programmate. Il prompt resta il punto di partenza, ma non deve più essere necessariamente scritto e inviato ogni volta dall’utente.

Le frequenze dichiarate sono cinque:

• Manuale, per creare il task e avviarlo solo su richiesta;
• Oraria;
• Giornaliera;
• Giorni feriali;
• Settimanale, con scelta del giorno e dell’orario.

La funzione include anche la gestione del ciclo di vita dell’attività. La documentazione ufficiale indica che dall’app è possibile creare, modificare, mettere in pausa, riprendere ed eliminare i task pianificati. È presente inoltre l’azione Run now, utile per eseguire immediatamente un task, anche quando risulta in pausa.

Ogni esecuzione viene registrata nella cronologia del task con stato Completed, Skipped oppure Failed, oltre al timestamp. Per le esecuzioni non ancora aperte è previsto un indicatore non letto. Aprendo un’esecuzione completata, l’utente viene portato alla conversazione completa di Ask AI, con un’esperienza che HighLevel descrive come equivalente a quella di un prompt inviato manualmente in chat.

Un’altra modifica riguarda l’organizzazione della cronologia conversazioni: le esecuzioni pianificate vengono collocate in una sezione separata, chiamata Scheduled, mentre le conversazioni avviate dall’utente restano in Recents. L’obiettivo dichiarato è evitare che i risultati dei task automatici rendano meno leggibile la lista delle chat recenti.

A chi può servire

Ask AI Scheduler può essere rilevante per agenzie, team commerciali, operatori di customer care, responsabili di agenda e utenti che consultano dati operativi da smartphone. Il valore potenziale non è nell’automazione di ogni decisione, ma nella programmazione di richieste informative ricorrenti che altrimenti verrebbero ripetute manualmente.

Un responsabile commerciale, ad esempio, potrebbe pianificare un riepilogo quotidiano dei nuovi contatti. Un team che lavora su appuntamenti potrebbe predisporre una richiesta ricorrente relativa alle attività imminenti. Chi gestisce più sub-account o segue clienti in mobilità può usare i task per mantenere una cadenza di consultazione senza dover ricordare ogni volta lo stesso prompt.

La funzione può risultare complementare agli strumenti AI già presenti nell’ecosistema. Per gli scenari in cui l’AI entra direttamente nei processi automatizzati, resta distinto il tema delle azioni AI nei workflow: ne abbiamo parlato nell’approfondimento su AI Agent Action e i modelli Anthropic e Google nei workflow. Ask AI Scheduler, in base all’annuncio, riguarda invece la pianificazione di prompt e la fruizione delle relative conversazioni nell’ambiente Ask AI.

Benefici indicati nell’annuncio

Il primo beneficio è la continuità operativa. Un briefing programmato, per esempio, può essere eseguito prima che l’utente apra l’app, così da rendere disponibile una risposta già pronta alla consultazione. Questo non significa che ogni risultato debba essere considerato definitivo: è comunque opportuno leggerlo e valutarlo nel contesto del CRM, delle conversazioni e delle attività reali.

Il secondo è la riusabilità del prompt. Salvare una richiesta come task evita di ricostruirla da zero ogni mattina, ogni settimana o a ogni controllo periodico. Per prompt con istruzioni articolate, questo può anche aiutare a mantenere più coerente la formulazione usata nel tempo.

Il terzo è la visibilità. La cronologia per singolo task permette di vedere che cosa è stato eseguito e con quale stato. L’indicatore di elementi non letti può rendere più semplice individuare le risposte da consultare, senza mescolarle alle chat avviate spontaneamente.

Infine, HighLevel dichiara la piena condivisione tra desktop e mobile: i task creati sul web dovrebbero comparire sull’app e quelli creati da mobile dovrebbero apparire sul web, usando una cronologia di esecuzione condivisa. Per chi alterna computer e telefono, questo evita di dover mantenere due elenchi distinti di prompt pianificati.

Come avviare un task secondo la fonte ufficiale

HighLevel indica un percorso operativo preciso, che può variare nel tempo in base agli aggiornamenti dell’interfaccia. Nell’app mobile, occorre aprire Ask AI e toccare l’icona con l’orologio ricorrente nell’intestazione di Ask AI. La fonte specifica che l’icona è disponibile sia dalla visualizzazione bottom sheet sia dalla schermata completa.

Da qui, il flusso descritto è il seguente:

1. selezionare + New task;
2. assegnare un nome al task;
3. inserire, se utile, una descrizione opzionale;
4. aggiungere il prompt da eseguire;
5. scegliere una delle frequenze disponibili;
6. impostare l’orario e, per la frequenza settimanale, il giorno;
7. creare il task.

Dopo la creazione, il task dovrebbe essere eseguito secondo la pianificazione scelta. Dalla sua pagina, la fonte indica la possibilità di sospenderlo, riattivarlo, avviarlo subito, controllarne la cronologia, modificarlo o eliminarlo. Per leggere una risposta completa bisogna aprire una run conclusa.

Questa impostazione si colloca accanto ad altre evoluzioni di HighLevel dedicate alla produttività operativa, come Calendar AI per la configurazione guidata di calendari e prenotazioni. Le due funzioni hanno però finalità differenti: la prima riguarda prompt ricorrenti in Ask AI, la seconda la configurazione di calendari e booking.

Limiti e aspetti da considerare

L’annuncio parla di stati Completed, Skipped e Failed, ma anticipa anche miglioramenti futuri per spiegare il motivo di un’esecuzione saltata o non riuscita. Di conseguenza, allo stato attuale descritto dalla fonte, non va dato per scontato che la cronologia offra sempre un dettaglio diagnostico completo per ogni caso.

HighLevel cita inoltre come sviluppi successivi le notifiche push e in-app al completamento, schedule personalizzati modificabili direttamente da mobile e una navigazione storica più profonda per chi usa molti task ad alta frequenza. Sono indicati come elementi futuri, non come capacità già garantite dal rilascio descritto.

È importante anche distinguere la pianificazione del prompt dalla validazione del suo contenuto. Uno scheduler può eseguire una richiesta a intervalli definiti, ma non sostituisce il controllo umano sui dati, sulle priorità commerciali o sulle decisioni verso clienti e prospect. La qualità dell’output dipende dal prompt, dal contesto disponibile e dalle informazioni presenti nell’account.

Errori da evitare

Un primo errore è usare prompt troppo vaghi. Una richiesta ricorrente come “fammi un aggiornamento” può produrre risultati poco confrontabili nel tempo. È preferibile descrivere il perimetro dell’analisi, l’intervallo temporale e il formato desiderato, restando nei limiti delle informazioni disponibili ad Ask AI.

Il secondo è scegliere una frequenza più alta del necessario. Un task orario può essere utile in alcune situazioni, ma crea più esecuzioni da esaminare. Prima di impostarlo, conviene chiedersi se un riepilogo giornaliero, nei giorni feriali o settimanale risponda meglio alla reale necessità operativa.

Il terzo è dimenticare di mettere in pausa i task durante assenze, cambi di processo o test. HighLevel prevede pausa, ripresa e avvio manuale proprio per mantenere il controllo sull’attività pianificata.

Infine, non bisogna confondere la sezione Scheduled con una prova che un’azione aziendale sia stata completata. La fonte afferma che la sezione raccoglie le conversazioni delle run pianificate; l’utente deve comunque interpretare la risposta e verificare eventuali passaggi successivi nei rispettivi strumenti.

Disponibilità dichiarata

Secondo il changelog ufficiale, il rilascio è in produzione da agosto 2026 per HighLevel, LeadConnector e WL App. Le piattaforme supportate indicate sono iOS e Android, con requisito di versione 4.20.0 o superiore. La stessa fonte afferma la compatibilità incrociata con il web, inclusa la condivisione delle attività e della loro run history.

Prima di pianificare processi interni attorno alla funzione, è prudente verificare la versione installata, l’effettiva presenza dell’opzione nel proprio ambiente e gli eventuali aggiornamenti successivi alle note di rilascio. Nomi, modalità di accesso e disponibilità possono cambiare dopo la data di verifica.

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