GoHighLevel: Routing Chiamate Inbound Basato su Orario di Lavoro

TL;DR: HighLevel ha rilasciato una nuova funzionalità che consente di limitare il routing delle chiamate inbound agli orari di lavoro definiti per ciascun utente, bypassando automaticamente i membri del team non disponibili e reindirizzando la chiamata al backup predefinito della linea telefonica. Questo ottimizza la gestione delle chiamate e la produttività.

In sintesi

• Controllo Orario: Le chiamate inbound possono ora essere dirette solo agli utenti disponibili durante i loro orari di lavoro configurati su HighLevel.
• Reindirizzamento Automatico: Le chiamate che arrivano fuori orario a un utente specifico vengono automaticamente reindirizzate al backup della linea telefonica.
• Configurazione Semplice: La funzionalità si attiva dal profilo utente ed è personalizzabile con calendari di disponibilità settimanali e specifici per data.
• Gestione Team: Gli amministratori possono gestire le disponibilità per i membri del team e controllare chi può modificare queste impostazioni tramite i permessi.
• Più Efficienza: Aiuta agenzie e PMI a migliorare la gestione del carico di lavoro e a garantire che le chiamate siano gestite da personale effettivamente disponibile.
• Flessibilità Oraria: Supporta l'impostazione di orari speciali per festività o giorni liberi, senza alterare il calendario settimanale standard.

HighLevel Riforma il Routing delle Chiamate con la Disponibilità Oraria

HighLevel, la piattaforma all-in-one per marketing e CRM, ha annunciato una significativa evoluzione nella gestione delle chiamate inbound. Da oggi, è possibile configurare il sistema per instradare le chiamate in ingresso solo ai membri del team che rientrano nei loro orari di lavoro prestabiliti. Questa novità mira a ottimizzare l'efficienza operativa, garantendo che le chiamate siano gestite da personale disponibile e riducendo le interruzioni fuori orario.

Come Funziona il Nuovo Routing Orario

La funzionalità consente a ogni utente di HighLevel di definire i propri orari di lavoro all'interno del profilo. Una volta attivata l'opzione "Only ring during working hours", qualsiasi chiamata inbound destinata a quell'utente al di fuori degli orari specificati verrà automaticamente esclusa, reindirizzando la chiamata alla destinazione di backup già configurata per quel numero di telefono.

Esempio Pratico: Immaginate una palestra a Roma che utilizza GoHighLevel per gestire iscrizioni e richieste. Un addetto alla reception finisce il turno alle 19:00. Se un potenziale cliente chiama alle 19:15, anziché far squillare il telefono dell'addetto fuori orario, il sistema reindirizzerà automaticamente la chiamata al numero di backup (es. una segreteria virtuale o un altro membro del team disponibile), assicurando che nessun contatto venga perso e rispettando il riposo del dipendente.

Configurazione e Accessibilità

L'impostazione è disattivata di default, mantenendo il comportamento precedente fino all'attivazione manuale. Durante gli orari di lavoro, le chiamate continueranno a essere instradate normalmente.

Per attivare e gestire questa funzionalità, gli utenti possono navigare su:

• Settings > My Profile, nella sezione "Inbound call routing".

Gli amministratori di sistema hanno anche la facoltà di configurare la disponibilità per i membri del loro team, accedendo a:

• Settings > My Staff > Edit > User Availability.

Impatto sui Diversi Tipi di Chiamate

• Chiamate Dirette: Se un utente è assegnatario di una chiamata diretta ma si trova fuori orario, la chiamata lo salta e viene instradata al backup predefinito del numero.
• Ring All (Squillo Simultaneo): Solo i membri del team fuori orario vengono esclusi. I colleghi disponibili continueranno a ricevere la chiamata. Se tutti sono fuori orario, la chiamata va al backup.
• Menu Chiamata (IVR): Qualora un utente fosse configurato in uno step di connessione IVR e fosse fuori orario, la chiamata lo bypasserà, continuando a squillare per gli altri destinatari dello stesso step. Se era l'unico destinatario, lo step termina la connessione e il flusso prosegue per il percorso "non connesso".
• Numeri di Inoltro: Anche i numeri di telefono personali configurati come inoltro o numeri aziendali vengono automaticamente bypassati se l'utente è fuori orario, garantendo che la chiamata ricada sul backup principale.

Gestione di Festività e Permessi

Una delle caratteristiche più utili è la possibilità di definire orari specifici per date particolari. Questo permette agli utenti di disattivare la ricezione delle chiamate inbound per un giorno specifico (come una festività o un permesso) senza modificare il proprio calendario settimanale standard. Basta aggiungere una data specifica senza orari di lavoro per essere esclusi dal routing in quel giorno.

Controllo Amministrativo e Permessi

Gli amministratori mantengono il pieno controllo su chi può modificare queste impostazioni. La funzionalità di routing orario è collegata al permesso "Manage calendars". Disattivando questo permesso per un ruolo specifico, gli utenti assegnati a quel ruolo non potranno modificare la propria disponibilità per le chiamate inbound. Questo è cruciale per le agenzie che necessitano di un controllo centralizzato sulle operazioni after-hours o sulla reperibilità del team.

Limitazioni Attuali e Sviluppi Futuri

Nella sua versione iniziale, questa funzionalità si applica alle chiamate inbound dirette, alle strategie "ring all" e agli step IVR. I trasferimenti di chiamata non sono ancora inclusi, ma GoHighLevel ha già annunciato che verranno integrati in futuri aggiornamenti.

Al momento, non esistono opzioni di backup personalizzate per singolo utente; le chiamate fuori orario seguono il backup predefinito del numero telefonico generale. I risultati variano in base al contesto, all'impegno e al modello di business. Attivando HighLevel tramite HighLevel Italia puoi richiedere una licenza FutureFlow gratuita del valore di 30€/mese, disponibile per nuovi account attivati tramite questo sito e dopo verifica registrazione. Visita la nostra pagina dedicata per maggiori informazioni su come ottimizzare le tue automazioni e il CRM.

FAQ sul Routing Chiamate Orario HighLevel